Manager avec un tableau de bord au format A4

Le Tableau de bord est à la fois un vecteur de communication et un outil de pilotage. Au-delà de la conception de son architecture technique, un soin particulier doit être apporté à l’élaboration du format de restitution.

J’ai présenté dans le livre « Construire un tableau de bord pertinent sous Excel » une démarche qui a fait ses preuves et qui permet de baliser le terrain pour ceux qui souhaitent mettre en œuvre un tel outil.

Au fil des projets, je constate que le choix du format de restitution reste toujours une étape extrêmement structurante, tant pour le chef de projet que pour le manager destinataire. C’est à ce moment là qu’il est nécessaire de faire des choix : retenir certains indicateurs, en éliminer d’autres. Choisir c’est renoncer…

Ce qui rend cet exercice encore plus difficile c’est que l’on se trouve à la croisée de plusieurs logiques :

  • logique d’optimisation d’espace ( quelle quantité d’information peut-on intégrer sans que cela devienne illisible? ),
  • logique d’alignement au sein de l’entreprise ( quels indicateurs correspondent aux objectifs stratégiques que l’entreprise s’est fixée pour cet échelon de management ? )
  • logique de synthèse vs logique analyse ( doit-on retenir des indicateurs « baromètres » ou tout ou partie des indicateurs « explicatifs » sous-jacents ? )

Partant du principe qu’il n’existe pas de réponse idéale, il me paraît important de revoir quelques éléments clefs pour l’élaboration d’un format de restitution efficace :

  • Construire une maquette en A3 mais l’optimiser pour la rendre exploitable au format A4 ( évitons d’avoir besoin d’une loupe pour lire le Tableau de Bord )
  • Fractionner l’espace de restitution en regroupant les indicateurs par thématiques
  • Faire apparaître les distinctions entre les indicateurs de résultats et les indicateurs de moyens
  • Ne jamais perdre de vue le distinguo entre les objectifs stratégiques, les objectifs opérationnels et les objectifs « secondaires »
  • Limiter, tant que cela reste possible et pertinent, le nombre d’informations restituées pour éviter le syndrome « d’Information Overload »

PS : si au cours de votre carrière un format de restitution vous a particulièrement frappé, n’hésitez pas à le décrire dans les Commentaires de ce « post ».

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3 Comments

  1. Bonjour,
    Votre blog est toujours aussi intéressant. J’en avais fait le thème d’un de mes billets il y a quelques semaines(http://bernardsady.over-blog.com/article-27559101.html).
    Je n’ai pas lu votre livre sur la manière de faire des tableaux de bord avec Excel. Mais dans l’entreprise dans laquelle je travaille, nous sommes en train d’abandonner Excel au profit de tableaux de bord obtenus via un outil décisionnel s’appuyant sur un datawarehouse.
    Ma question : Excel n’est-il pas “dépassé” par ces outils?
    En particulier, la possibilité de faire du “drill down” me semble très intéressante, alors qu’Excel reste basique.
    Je suis très intéressé par vous lire sur ce sujet.

  2. admin Says:

    Merci pour votre message et votre billet sur le thème “un (bon) graphique vaut mieux qu’un long discours”.

    Pour répondre à votre question, plusieurs éléments de réponses:
    * Excel et les outils de décisionnels peuvent parfaitement cohabiter. Je ne considère pas que l’une ou l’autre option soit valable dans toutes les circonstances. De plus il est maintenant possible de les faire cohabiter de manière fluide.
    * Toutes les entreprises ne disposent des mêmes moyens techniques et financiers. Excel présente donc une alternative crédible. Encore plus dans une phase de prototypage où il est important de sécuriser la pertinence des états de restitution et la faisabilité technique.
    * Concernant le Drill-Down, technique qui consiste à demander le détail d’un niveau agrégé, il doit être possible de le réaliser sous Excel. Tout dépend de la complexité de ce que vous voulez créer.

    Mon premier livre présente dans un premier temps les enjeux liés à la mise œuvre de tableau de bord ainsi qu’une démarche pour le construire (quel que soit l’outil technique). La 2ème partie du livre détaille comment y arriver en utilisant Excel (ce choix technique étant porté par mes réponses plus haut).

    Je n’ai pas de position dogmatique en matière de choix technologiques. In fine, tout est pour moi une question d’équilibre entre des moyens (techniques / financiers) et des contraintes (délais, compétences, budgets). C’est la recherche d’un équilibre acceptable qui doit mener au choix de l’outil.

    Je vous propose, en poursuite de cette réflexion, de vous référer à un post récent de Jorge Camoes qui aborde ce délicat sujet de la délicate coexistence entre Excel et les outils de décisionnels : http://charts.jorgecamoes.com/prototype-executive-dashboard-excel/

  3. Merci de votre réponse.
    Nous avons effectivement utilisé Excel pour faire nos prototypes.
    Je vais approfondir cette question de la coexistence d’Excel et des outils décisionnels…
    A bientôt et bon courage

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