Creusons le sillon de l’efficacité professionnelle avec Excel en faisant écho au billet de la semaine dernière.

Lorsque l’on conçoit un document, obtenir une continuité de format pour les restitutions graphiques est au minimum une question de politesse vis-à-vis du lecteur et à tout le moins une question de professionnalisme.

Dès lors que l’on a élaboré un format standard, il est nécessaire de pouvoir l’appliquer de bout en bout du document afin d’obtenir cette cohérence graphique. Généralement, ceci est fait en dupliquant le graphique qui sert de modèle et en modifiant les sources des données. Travail fastidieux s’il en est, surtout lorsque l’on s’apprête à rendre un document contenant plus d’une dizaine de graphiques…. Mais il y a plus simple…

Astuce 2 - Mémoriser un modèle de graphique personnalisé

En complément des manipulations sur les graphiques décrites dans “Construire un tableau de bord pertinent sous Excel“, nous allons voir comment une fois que l’on a finalisé le graphique “modèle”, il est possible de garder en mémoire l’ensemble de ses attributs (couleurs des lignes, transparence de l’aire des graphiques, formatage des axes…).

L’astuce consiste ici à faire mémoriser par Excel le graphique “modèle” en l’enregistrant comme un “template”. Pour ce faire, il faut commencer par sélectionner le graphique “modèle”.

Sélectionner votre futur modèle

Ensuite dans le menu “Chart Tool”, cliquer sur le sous-menu “Design”. L’option “Save as template” est alors disponible. C’est le 2ème bouton en partant de la gauche. En cliquant sur celui-ci, une boite de dialogue s’ouvre et vous permet de sauver en donnant un nom à votre nouveau “modèle”. Un conseil, ne modifiez pas ni le dossier, ni le chemin dans lequel le fichier de modèle de graphique est enregistré afin d’être certain de pouvoir le récupérer facilement. Pour cet exemple, je l’ai nommé “Line_2_data”.

Ajouter votre modèle à la bibliothèque Excel

Pour maintenant appliquer ce nouveau modèle, il suffit de sélectionner la plage de données et de cliquer sur “Insert” puis de sélectionner la petite flèche située en bas à gauche du ruban des graphiques par défaut. Ceci vous donne accès à une nouvelle boite dialogue vous permettant de choisir le type de graphique souhaité.

Cliquer sur le dossier “templates” pour visualiser vos modèles personnalisés. Lorsque vous faite passer votre souris sur le modèle personnalisé, son nom apparaît.

Sélectionner votre modèle dans la bibliothèque

Il ne vous reste plus qu’à valider votre choix en cliquant sur ce modèle et … voilà. L’intégralité du formatage du graphique personnalisé a été fidélement repris.

NB : Les indications sont ici pour la version anglaise d’Office mais cela ne devrait pas poser trop de souci à un utilisateur avisé.